E-Rechnungen und öffentliches Auftragswesen

27.11.2020 Die Verordnungen über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes und der Bundesländer sind von den kommunalen Unternehmen als öffentliche Auftraggeber zu beachten. Seit dem 27.11.2020 sind gemäß § 11 Abs. 3 i.V.m. § 3 Abs. 1 der E-Rechnungsverordnung (ERechV) Rechnungen an Bundesstellen über einen Wert von mindestens 1.000 Euro ausschließlich im elektronischen Format auszustellen. Zu den Bundesstellen gehören insbesondere Behörden, aber z.B. auch Stellen der Bundeswehr, der Deutschen Bahn oder anderer Bundesunternehmen. Die europäische Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet öffentliche Auftraggeber im Sinne der §§ 98 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) dazu, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Richtlinie wird in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes und der einzelnen Bundesländer mit teilweise unterschiedlichen Regelungen umgesetzt. Die jeweils geltende ERechV bestimmt sich nach der Zugehörigkeit des Rechnungsempfängers zur Bundesebene oder zu einem bestimmten Bundesland. Dabei haben kommunale Unternehmen die ERechV sowohl als Absender als auch als Adressat von Rechnungen anzuwenden. Elektronische Rechnungen sind dabei nur solche, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches die automatische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Gängige Formate sind X-Rechnung oder ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). E-Mails oder pdf-Dokumente erfüllen diese Vorgaben nicht. Rechnungen sind ab dem o.g. Zeitpunkt nur noch in einem akzeptierten elektronischen Format selbst oder durch einen Dienstleister zu stellen. Dabei ist das Rechnungsportal des Bundes zu nutzen. Gehen Rechnungen an einen Empfänger auf Landes- oder Kommunalebene, ist die jeweilige ERechV des Bundeslandes zu beachten. Diese Landesregelungen sehen die Nutzung der elektronischen Rechnung weitestgehend noch optional und nicht verpflichtend vor. Den Empfang elektronischer Rechnungen müssen öffentliche Auftraggeber aber ermöglichen. Weitere Pflichten zum Empfang oder zum Versenden elektronischer Rechnungen werden unterschiedlich, auch mit unterschiedlichen Fristen geregelt. Fraglich ist, wie kommunale Energieversorger die im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Rechnungen geltenden Pflichtangaben zu Strom- und Gasrechnungen nach den §§ 40 und 42 des Energiewirtschaftsgesetzes erfüllen können. Diese zusätzlichen Angaben können nicht in dem vorgesehenen strukturierten elektronischen Format, wohl aber als gesondertes pdf-Dokument eingefügt und mitversandt werden. - MS -