„Ersetzendes Scannen“ als Lösung zur Bewältigung der Papierberge?

- von RA Michael Brändle, Freiburg -

(…) Aufgabe des BSI1 ist der Schutz der Kommunikationstechnik des Bundes. Richtlinien des BSI richten sich an Bundesbehörden, das BSI kann die Länder auf Ersuchen bei der Sicherung ihrer Informationstechnik unterstützen. Die private Wirtschaft ist somit nicht Adressat von Richtlinien des BSI. Eine buchstabengetreue Umsetzung der TR RESISCAN im Unternehmen ist somit weder gefordert noch zielführend, da die Anforderungen in den Unternehmen sich an vielen Stellen von den Anforderungen der Verwaltung unterscheiden werden. Gleichwohl empfiehlt es sich, unter dem Gesichtspunkt der guten Unternehmensführung und der Geschäftsleiterhaftung2 die Richtlinien des BSI bei vergleichbaren Aufgabenstellungen mindestens ernsthaft mit in die prüfenden Überlegungen einzubeziehen. Es ist jedoch stets im Auge zu behalten, dass die TR nichts über die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens besagt. Diese Frage ist unabhängig hiervon zu prüfen.

2. Ersetzendes Scannen nach dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung - EGovG3

Das neue EGovG wurde vom Bundestag in 3. Lesung am 18.4.2013 beschlossen4. Der Bundesrat stimmte dem Gesetz - trotz gewisser Bedenken5 - in seiner Sitzung vom 7.6.2013 zu6. Das Gesetz tritt grundsätzlich am Tag nach der Verkündung in Kraft, jedoch enthält Artikel 30 des Artikelgesetzes für einige - hier nicht weiter interessierende - Bestimmungen spätere Zeitpunkte des Inkrafttretens. Das EGovG gilt für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Behörden des Bundes einschließlich der bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts (§ 1 Abs. 1 EGovG) sowie für Länder und Gemeinden, soweit diese Bundesrecht ausführen (§ 1 Abs. 1 EGovG). Es betrifft die private Wirtschaft also nicht direkt. Gleichwohl ist interessant, dass der Bund die Kostensenkungspotentiale7 der elektronischen Aktenführung des ersetzenden Scannens für sich selbst entdeckt hat: Nach § 6 EGovG sollen die Behörden des Bundes ihre Akten elektronisch führen. Nach § 7 EGovG sollen die Behörden des Bundes, soweit sie Akten elektronisch führen, an Stelle von Papierdokumenten deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte aufbewahren. Dabei ist „nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden“ (§ 7 Abs. 1 Satz 2 EGovG).